SISTEMA ADMINISTRATIVO

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ADMINISTRAÇÃO 

 

  O setor administrativo é a parte da autarquia responsável pelo planejamento estratégico e pela gestão de pessoal e atividades. Coordena os demais setores e fornece dados necessários para a tomada de decisões dos responsáveis por cada setor.

 

Administração

• Contas e Consumo;

• Compras e patrimônio;

• Licitações;

• Transporte e materiais;

• Contabilidade;

• Recursos Humanos (RH);

• Controle Interno;

• Jurídico;

 

Sistema de Água

• Manutenção 

• Estação de Tratamento 

 

Sistema de Esgoto

• Manutenção 

• Estações de Tratamento 

 

Sistema de Resíduos e Limpeza Urbana

• Coleta

• Manutenção (varrição e capina)

• Tratamento dos resíduos e destinação final

 

CONTAS E CONSUMO

 

Atendimento ao público (presencial ) 

 

• Emitir de 2ª via de contas; Efetuar requerimentos de Água , esgoto, Mudança de padrão e reclamações diversas; Atendimento Telefônico; Protocolo de diversos documentos; Informações diversas. 

• Receber e apurar reclamações sobre vistoria de leituras, vazamentos de água, entupimento de rede esgoto, religações, coleta de resíduos em geral , coleta de animais mortos  e outras;

• Efetuar leitura com impressão de conta simultânea em todo o município inclusive nos povoados;

• Efetuar cortes e religações, verificações de leituras e outras;

• Baixar contas  pagas por usuários;

• Apurar receitas e repasses  para contabilidade;

• Emitir OS (ordens de serviço) e repassar para o setor de manutenção;

• Processar Divida ativa:

• Apurar débitos pendentes; Notificar usuários; Parcelamento de débitos; Inscrição; Execução. 

 

Atendimento Oline, no site do SESAM

• Você encontra emissão de 2ª via, Consultas de Débitos e Outros.

 

 

COMPRAS E LICITAÇÕES

 

  A Lei no 8.666, de 21 de junho de 1993, Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Brasil, 1993), conceitua “compra como toda aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente”. Uma boa gestão de compras é fundamental em qualquer instituição pública, pois é um dos locais em que se aplicam os recursos orçamentários existentes, por meio da realização dos processos de compras de materiais, bens e serviços necessários à realização dos trabalhos e objetivos da instituição. Sua finalidade é adquirir os materiais ou contratar os serviços necessários, em quantidades e qualidades certas, a preço adequado, e no momento certo. 

Existe um paralelismo muito grande entre a compra pública e a privada, pois ambas buscam o menor preço, com garantia de qualidade; mas a compra pública requer procedimentos específicos para lhe dar eficácia, como, por exemplo, a legislação; Já na compra privada esses procedimentos são de livre escolha. No processo formal administrativo de compras são vários os documentos e informações que são anexados constantemente e de forma cronológica, durante a vida útil do processo: autorizações, pedidos, levantamentos, cotações, mapa de preços, documentos de habilitação, notas de empenho e pagamentos que, conjuntamente, servem para compor todos os passos utilizados para efetuar os procedimentos administrativos necessários para realizar uma compra.

 

Principais etapas do processo de compras na administração pública:

 

• Determinação do que comprar, definir a quantidade necessária, ver a real necessidade do material ou serviço;

• Abrir processo administrativo em sistema próprio;

• Estimar o valor da obra, serviço ou bem a ser licitado, mediante realização de pesquisa de mercado;

• Verificar a disponibilidade de recursos orçamentários para a aquisição dos produtos ou contratação dos serviços a serem licitados;

• Fazer o edital e realizar a licitação;

• Após determinação dos vencedores da licitação, formalizar o contrato.

• Emitir ordem de fornecimento dos produtos/serviços para o licitante vencedor executar o contrato (entrega do material ou execução do serviço/liquidação da despesa)

• Acompanhar a execução do contrato, fiscalizar se os produtos/serviços estão de acordo com o objeto licitado

• Efetuar o pagamento após verificar que a execução do contrato foi de acordo com o estabelecido

• Encerrar e arquivar o processo.

 

PATRIMÔNIO

 

  O setor  de patrimônio é responsável pelo controle, movimentação, baixa, incorporação e inventário de bens móveis e imóveis adquiridos pela autarquia. A análise patrimonial tem como funções:

 

• Fazer o cadastro dos bens patrimoniais com as características, especificações,  valor de aquisição e demais informações sobre um bem adquirido.

• Identificar cada material permanente com uma plaqueta (número de registro patrimonial).

• Avaliar a necessidade de novos equipamentos, evitando a compra dos que são desnecessários ou pouco adequados à produção.

• Planejar a distribuição dos equipamentos nos setores.

• Supervisionar e controlar a manutenção e o conserto dos bens.

• Enviar mensalmente para a contabilidade um relatório dos bens incorporados ao patrimônio, bem como, aqueles que foram baixados do acervo.

• Arquivar a documentação dos bens imóveis pertencentes ao SESAM.

• Fazer um inventário anual para comprovar a quantidade e estado de conservação dos bens patrimoniais.

• Finalmente, os responsáveis pelo patrimônio devem conscientizar todos os funcionários a cuidar bem do patrimônio.

 

TRANSPORTE E MATERIAIS

 

O Sistema de Frotas

 

  A frota do SESAM é constituída por veículos leves, máquinas, caminhões e motos. São 03 caminhões, sendo um basculante e dois para coleta diária de resíduos sólidos, 03 caminhão 3/4, sendo: 01 basculante, usado na coleta de resíduos volumosos, 01 com carroceria e cabine estendida utilizada na manutenção e outro caminhão tanque; 02 caminhonetes strada e 02 montana para serviços diversos nos setores de água, esgoto e resíduos sólidos, 01 mini escavadeira  e 01 trator de esteira prestando serviços no usina de tratamento de resíduos sólidos e a 1 van que transporta o pessoal da ASCAR (Associação de coletadores de Resíduos Recicláveis de Carmópolis de minas), 01 moto para leitura nos povoados e a outra moto para acompanhamento dos serviços e obras e 01 celta para serviços da administração e 1 fiorino lotada no sistema de água; Usada para coleta de amostra em vários pontos da cidade, para análises e para outros serviços da Estação de Tratamento de água. O setor de frotas é responsável por manter funcionando e em bom estado de conservação todos estes veículos, além de monitoramento de todos os veículos via satélite com acompanhamento dos locais e prestação de serviço, controle de quilometragem rodada e gastos com combustíveis; Registros de despesas como mecânicas, elétricas, limpeza, além dos gastos anuais com a frota em geral. Faz parte também interação com motoristas para relatos de problemas e falhas nos veículos para agilizar a manutenção sem prejudicar os trabalhos em andamentos.

 

O Sistema de Almoxarifado

 

  O almoxarifado é o lugar onde se armazena os produtos e materiais em estoque da autarquia. No almoxarifado do SESAM encontra-se todos os materiais que são utilizados nas redes e ramais de água, esgoto e resíduos sólidos. Os materiais são acondicionados em prateleiras, dentro de caixotes de madeira devidamente identificado com códigos para facilitar o trabalho de saída quando solicitados. Quem trabalha neste local é denominado almoxarife que é o responsável pela entrega dos produtos e pelo controle das quantidades, juntamente com o responsável do setor de almoxarifados. É de responsabilidade do setor receber, conferir e acondicionar os produtos e materiais, dar baixa em produtos que são requisitados pelos demais setores, bem como manter atualizados os estoques para facilitar as compras. Todo ano é realizado um inventário geral no almoxarifado que objetiva: 

 

-Manter atualizados os registros e controles administrativos e contábeis;

-Permitir a conferência da listagem do cadastro geral dos materiais; 

-Listar os materiais que não constam no relatório;

 A conferência é de responsabilidade do Setor de Almoxarifado. Devendo ser realizada por uma Comissão de Servidores da Autarquia, composta, no mínimo, por três membros, uma vez ao ano. 

 

CONTABILIDADE

 

  O SESAM, como autarquia municipal, utiliza amplamente os princípios da contabilidade, com o objetivo de obter as informações necessárias para gerir os seus recursos e disponibilizá-los, para atender a demanda de suas atividades no âmbito do saneamento em nosso município. Para o SESAM, captar, tratar e distribuir água em conformidade com as normas técnicas da vigilância sanitária; coletar, tratar e devolver o esgoto sanitário ao meio ambiente de forma adequada e menos agressiva; coletar os resíduos sólidos e orgânicos e dar a eles o destino final adequado, gera despesas que necessariamente depende de recursos para financiar essa incessante atividade. Neste contexto, aliada à tecnologia, entra a contabilidade como instrumento oficial gerando as informações para o gerenciamento dessas atividades. Utilizando Sistema Operacional, o setor de contabilidade, como rotina de trabalho, lança e executa os objetos de planejamento PPA (Plano Plurianual), LDO (Lei de Diretrizes Orçamentárias)e LOA (Lei Orçamentária Anual), efetua o empenhamento da despesa e o registro da receita, programa os pagamentos e mensalmente gera os balancetes para informações junto ao SICOM e prestações de contas ao TCE/MG.

 

SETOR DE RH

 

  O SESAM possui atualmente em seu quadro de pessoal 64 servidores, sendo 07 contratados e 57 efetivos, eles são enquadrados em sistemas de acordo com os setores em que desempenham suas funções, sendo eles administração, sistema de água, de esgoto, e de resíduos sólidos e limpeza urbana.  O Setor de Recursos Humanos é elo entre estes servidores e a autarquia. É de competência deste setor:

 

• Elaboração da folha de pagamento dos servidores, assim como guias de recolhimento de contribuições previdenciárias

• Apuração dos registros de ponto

• Manutenção e arquivamento dos documentos referentes à vida funcional dos servidores

• Controle dos benefícios a que os servidores têm direito

• Contratação de estagiários

• Elaboração de escala de férias e controle das mesmas

• Promoção da execução de atividades de recrutamento e seleção de pessoal, como concurso público e processo seletivo para contratação temporária 

• Encaminhar as informações necessárias referentes aos servidores para os órgãos pertinentes, como Tribunal de Contas, Receita Federal e Ministério do Trabalho

 

Além destes procedimentos operacionais, o setor de recursos humanos é responsável pela qualidade de vida dos funcionários no ambiente de trabalho, através de ações como:

• Desenvolvimento de pessoal, como cursos de capacitação e aperfeiçoamento

• Atividades de motivação e integração entre os servidores  

• Gerenciamento de programas de saúde e segurança no trabalho, dentre outras atividades.

O papel principal do setor de Recursos Humanos é cuidar do bem mais precioso da organização: as pessoas. Esse conjunto de ações objetiva garantir os direitos dos servidores, bem como cumprimento de seus deveres, a fim de que eles tenham boas condições de trabalho, o que refletirá numa prestação de serviço de qualidade para a população. 

 

CONTROLE INTERNO E CONTROLE EXTERNO

 

  O Controle Interno tem o papel de auditoria, ouvidoria, transparência e corregedoria dentro da autarquia. Além de exercer fiscalização sobre as atividades de pessoas, departamentos , ou sobre produtos, etc. para que não ocorram desvios das normas preestabelecidas, ele também deve garantir a transparência dos atos e que a população e os funcionários tenham canais de comunicação com a administração.

 

  Finalidade - Assegurar que os órgãos atuem em consonância com os princípios constitucionais, em especial legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.

Função - Acompanhar a execução dos atos e apontar, em caráter sugestivo, preventivo ou corretivamente, as ações a serem desempenhadas. Ressalta-se o caráter opinativo do CI porque o gestor pode ou não atender a proposta que lhe seja indicada, sendo dele a responsabilidade e risco dos atos praticados.

O Controle Interno controla para o gestor, amplia sua visão, seu conhecimento de todos os meandros da administração.

O sistema de controle interno é o somatório das atividades de controle exercidas por cada unidade no dia-a-dia em toda a organização. 

 

  Controle Externo é a fiscalização exercida sobre as pessoas, órgãos, departamentos ou sobre produtos pela Câmara, Prefeitura, Tribunal de contas e pela População, ARISB e Conselho Municipal de Saneamento.

 

JURÍDICO

 

• Prestação de assessoramento técnico-jurídico a Comissão Permanente de Licitação e ao Pregoeiro do SESAM quanto à elaboração e análise dos Editais Licitatórios, bem como os processos de dispensa de licitação, emitindo os respectivos pareceres, acompanhamento, sempre que necessário, as sessões públicas das licitações realizadas pelo SESAM, orientando, sempre que solicitado;

• Assessoramento ao Setor de Dívida Ativa do SESAM, acompanhando os procedimentos e processos, emitindo os respectivos pareceres e ajuizando ações de execução fiscal pertinentes;

• Elaboração de contratos, aditivos, termos de compromisso, convênios, ofícios e outros documentos de natureza jurídico administrativa;

• Integrar e/ou fornecer subsídios a comissões de sindicância e processo administrativo, disciplinar ou não; 

• E praticar os demais atos e promover medidas que se relacionem com atribuições inerentes à função de assessora jurídica. 

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